Huishoudelijk regelement Collegium Vocale Zutphen

Vastgesteld door de algemene vergadering op 11 februari 2021

Artikel 1: Doelstelling

Het Collegium Vocale Zutphen (CVZ) heeft ten doel het bestuderen, beoefenen en in het openbaar uitvoeren van koorwerken. Zij streeft naar een zo breed mogelijk repertoire van begeleide en niet begeleide koorwerken van een hoge muzikale kwaliteit.
De koorleden van het Collegium Vocale Zutphen onderschrijven deze doelstelling en streven daarnaast naar een goede harmonie tussen de koorleden onderling en tussen de koorleden en de dirigent.
CVZ is een vereniging van en voor leden. Het is echter ook mogelijk om op ‘projectbasis’ tijdelijk lid te zijn. (zie ook art. 16)

Naast de muzikale zangbijdrage, wordt van ieder lid een actieve bijdrage aan de vereniging verwacht.
Voorbeelden van taken kunnen zijn:

lid bestuur;
vormgeving media;
samenstelling programma;
beheer lief- en leedpot;
Coördinatie collecte Prins Bernard fonds
deelname aan klankbordgroep repertoire

CVZ kiest zowel in muzikale uitvoering als in organisatie voor kwaliteit, ambitie en motivatie. (zie ook art.7)

Artikel 2: Voorwaarden voor lidmaatschap

Leden en projectleden moeten voldoen aan de volgende algemene muzikale eisen:

een goede stemkwaliteit hebben;
beschikken over een ontwikkeld muzikaal opnemings- en inlevingsvermogen;
zelfstandig instuderen van een partij, al dan niet ondersteund door geluidsmateriaal en het geleerde in praktijk kunnen brengen;
partijen redelijk van blad kunnen lezen;
indien geadviseerd door de dirigent, bereid zijn koorscholing en/of zangles te volgen;
in verschillende talen kunnen zingen.

Artikel 3: Aanmelding en toelating

Degene die koorlid wil worden van Collegium Vocale Zutphen meldt zich aan via de website. Een lid van het bestuur neemt contact op en verstrekt de belangstellende informatie over het koor.
Een belangstellende kan een repetitie 2 maal vrijblijvend bijwonen.
De dirigent neemt, in aanwezigheid van een bestuurslid, een toelatingstest (stemtest) af.
Bij positief resultaat vult het nieuwe lid het aanmeldingsformulier en de toestemmingsverklaring AVG in en gaat het lidmaatschap in.
Wie met succes de toelatingstest heeft afgelegd, maar voor wie geen plaats in het koor beschikbaar is, wordt op een wachtlijst geplaatst.

Artikel 4: Contributie

Elk koorlid betaalt contributie ten behoeve van de vereniging.
De hoogte van de contributie wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering en wordt maandelijks geïnd via een machtiging tot automatische afschrijving.
Zolang de contributie voor een nieuw verenigingsjaar nog niet door de algemene vergadering is vastgesteld, geldt de contributieverplichting van het voorafgaande jaar.

Artikel 5: Repetities, aanwezigheid en deelname aan optredens

Repetities

Het jaarlijkse aantal en de duur van de reguliere koorrepetities worden bepaald door de vereniging op voordracht van het bestuur. De repetities worden gehouden op een in overleg met het bestuur en de koorleden vast te stellen plaats, weekdag en tijd.
Daarnaast kan het bestuur in overleg met de dirigent en de koorleden besluiten tot extra repetities. Deze extra repetities gelden voor bepaalde stemgroepen of voor het gehele koor en kunnen plaats vinden op andere locaties, dagen of tijden dan de reguliere koorrepetities.
Het rooster van de repetities en optredens wordt jaarlijks in hoofdlijnen voorgelegd aan de algemene vergadering. Het bestuur draagt zorg voor de tijdige verstrekking van gedetailleerde roosters aan de koorleden. Het repetitierooster is te vinden op de website.

Aanwezigheid

Elk koorlid neemt naar beste kunnen deel aan de repetities en optredens en meldt onverwachte of te verwachten verhindering zo spoedig mogelijk aan het koorlid die de presentielijst bijhoudt.

Deelname aan optredens

Bij elk project geldt de regel dat na drie vierde van de instudeertijd minimaal ook drie vierde van de repetities bijgewoond moet zijn. Elk lid moet het gewenste resultaat van de instudeerfase kunnen laten horen. Als niet voldaan wordt aan dit criterium (in principe ongeacht de reden), kan de dirigent deelname aan de uitvoering uitsluiten.

Artikel 6: Bladmuziek en koorkleding

De benodigde bladmuziek wordt in overleg met de dirigent en de koorleden collectief aangeschaft en tegen kostprijs aan de koorleden verstrekt.
Bij concerten dragen de koorleden nader voorgeschreven kleding. De kosten van de koorkleding wordt door de koorleden zelf betaald.

Artikel 7: Kwaliteit, ambitie, motivatie

CVZ kiest voor kwaliteit, ambitie en motivatie.

Kwaliteit uit zich in:

muzikale eisen aan de zangers;
periodieke stemtesten;
repertoirekeuze;
actieve feedback van de dirigent op koor, stemgroepen en individuele zangers.

Ambitie uit zich in:

samenwerken met professionele solisten en ensembles;
successen willen behalen;
nastreven van een goede naamsbekendheid en reputatie.

Motivatie uit zich in:

actieve bestudering van partituur;
actieve deelname aan - en tijdens de repetities;

Artikel 8: Stemtesten

Teneinde de muzikale kwaliteit van het koor te bewaken, nemen de koorleden eens per 3 jaar deel aan een stemtest. Hierbij worden de muzikale eisen van het koor vergeleken met de muzikale prestaties van de individuele koorleden.
De stemtest vindt plaats volgens een vooraf door het bestuur schriftelijk aan de koorleden bekendgemaakte vastgestelde procedure.

De procedure.
De stemtest staat onder leiding van de dirigent. Een van de leden van het bestuur is hierbij als procesbewaker aanwezig.
Na de stemtest deelt de dirigent de testresultaten en de conclusies daaruit mee aan het betreffende koorlid.
Resultaat:

De uitkomsten van de stemtest van het koorlid stemmen tot tevredenheid;
Het is wenselijk dat het koorlid zijn/haar zangtechnische prestaties op bepaalde punten verbetert.

De koorleden die als uitslag een "2" vernemen , krijgen een advies van de dirigent en binnen een jaar een aanvullende stemtest. Mocht het resultaat bij deze stemtest ontoereikend zijn dan zal het koorlid niet langer bij CVZ kunnen blijven.

Een koorlid kan naar aanleiding van de stemtest of de conclusie(s) bij het bestuur eenmaal een hertest aanvragen. Deze aanvraag moet binnen 2 weken na ontvangst van het stemtest-resultaat worden ingediend bij het bestuur. De hertest wordt binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag afgenomen door de dirigent. Een van de leden van het bestuur is hierbij als procesbewaker aanwezig.
De dirigent deelt het resultaat van de hertest en de conclusies daaruit schriftelijk aan het bestuur mee. Het bestuur handelt vervolgens conform het bepaalde van dit artikel.

Artikel 9 : Beëindigen lidmaatschap.

het lidmaatschap eindigt:
A. door opzegging van het lid;
B. door opzegging namens de vereniging;

A. Opzegging door het lid: Beëindiging van het lidmaatschap dient, het liefst schriftelijk, plaats te vinden bij een van de bestuursleden. De opzegtermijn is 1 maand. De contributieverplichting eindigt per eerste van de volgende maand.
B. Opzegging door de vereniging: Een koorlid die zich schuldig maakt aan een of meer van de volgende gedragingen kan door het bestuur het lidmaatschap worden ontzegd:

blijvend onvoldoende bijdragen aan het bereiken van de in artikel 1 genoemde doelstelling van de vereniging;
aanhoudend niet voldoen aan een of meer van de in artikel 2 genoemde muzikale eisen;
onvoldoende deelname aan repetities en optredens;
het niet betalen van contributie;
zich schuldig maken aan onbehoorlijk gedrag;

Het bestuur kan een koorlid pas voordragen voor ontzegging lidmaatschap nadat na (maximaal 3) beoordelingsgesprekken het onvoldoende functioneren van het koorlid aan de orde is gesteld.
Een voordracht voor ontzegging lidmaatschap dient vergezeld te gaan van een uiteenzetting van de gronden voor deze voordracht.
Geroyeerde koorleden kunnen niet opnieuw lid worden van de vereniging.

Artikel 10: De dirigent

De dirigent van Collegium Vocale Zutphen is aan het koor verbonden op basis van een zogenaamde ‘Overeenkomst tot het vervullen van een opdracht’ (‘dirigentenovereenkomst’). Er is dus geen sprake van een werkgever-werknemer verhouding.

De dirigent:

heeft de muzikale leiding tijdens repetities, optredens en stemtests;
beslist in overleg met het bestuur en de klankbordgroep over de repertoirekeuze;
stelt in overleg met het bestuur de conceptroosters van repetities en optredens vast, die het bestuur conform het bepaalde in artikel 5 lid 1 aan de koorleden voorlegt;
beslist welke eisen tenminste aan de muzikale voorbereiding van de optredens en aan de bezetting van de stemgroepen gesteld worden en welke aanpassingen in programmering en roosters nodig zijn indien aan deze eisen niet wordt voldaan;
is adviseur van het bestuur inzake personele en organisatorische aangelegenheden.

Artikel 11: De algemene ledenvergadering

Het bestuur belegt tenminste 1 maal per jaar een algemene ledenvergadering. De vergaderstukken worden tenminste 2 weken voor deze vergadering in het bezit gesteld van de koorleden. Koorleden die agendapunten willen indienen, kunnen dat uiterlijk tot 1 week voor de vergadering doen. Vaste agendapunten voor de jaarlijkse algemene vergadering zijn:

een muzikale evaluatie van het voorafgaande verenigingsjaar;
het jaarverslag van de secretaris;
de financiële verantwoording door de penningmeester, inclusief de controle door en de mutaties in de kascommissie;
het takenoverzicht
eventuele bestuur mutaties
rooster van aftreding
het beleidsplan voor (het) komende verenigingsja(a)r(en);
het vaststellen van het bedrag van de contributie.

In geval van stemmingen kunnen koorleden die de vergadering niet kunnen bijwonen, schriftelijk hun stem indienen bij de secretaris. Bij volmacht stemmen is niet toegestaan.
Naast de jaarlijkse algemene ledenvergadering kunnen bijzondere ledenvergaderingen worden belegd. Deze kunnen worden bijeengeroepen door:

het bestuur;
de dirigent;
elk koorlid dat daartoe bij de secretaris een verzoek indient voorzien van de handtekeningen van tenminste 10% van de koorleden.

Artikel 12: Het bestuur

Het bestuur:

wordt rechtstreeks gekozen door en uit de leden;
bewaakt de doelstelling van de vereniging;
is belast met het bijeenroepen van algemene en bijzondere bestuursvergaderingen;
stuurt de koorleden de notulen en de besluitenlijsten van de algemene vergaderingen toe;
zorgt dat besluiten worden uitgevoerd;
stelt jaarlijks een beleidsplan op, in nauw overleg met de dirigent;
onderhoudt contacten met de leden en de klankbordgroep repertoire;
onderhoudt contacten met andere koren;
onderhoudt contacten met overkoepelende organisaties;
onderhoudt contacten met de media;
onderhoudt contacten met voor het koor relevante instellingen, instanties en overheden;
onderhoudt contacten met subsidiegevers, sponsoren en donateurs;
is verantwoordelijk voor de (re)presentatie van het koor naar buiten;
vergadert minimaal 4 x per jaar en zoveel vaker als zij dit nodig acht;
organiseert eens per jaar een voortgangsgesprek met de dirigent. Dit gesprek wordt gehouden door 2 bestuursleden;

Artikel 13: Zittingsduur van bestuursleden

Bestuursleden worden gekozen voor een periode van 3 jaar en zijn eenmaal herkiesbaar.

Artikel 14: Taakverdeling in het bestuur

Binnen het bestuur bestaat een taakverdeling. Bestuursleden kunnen in onderling overleg en naar behoefte taken van elkaar overnemen.

De voorzitter:

wordt rechtstreeks door de koorleden gekozen;
leidt de vergaderingen;
leidt het bestuur;
houdt het algehele overzicht over kooraangelegenheden;
coördineert de activiteiten van het koor waar nodig;
vertegenwoordigt de vereniging waar nodig.

De secretaris:

wordt gekozen door en uit de leden van het bestuur;
bereidt samen met de voorzitter de vergaderingen voor;
behandelt adequaat alle administratieve zaken en de te voeren correspondentie;
schrijft het jaarverslag;
schrijft de notulen van de bestuurs- en de ledenvergaderingen;
zendt tijdig voor de vergaderingen aan de koorleden de notulen en andere vergaderstukken toe;
houdt de ledenlijst bij;
is verantwoordelijk voor het beheer van het verenigingsarchief.

De penningmeester:

wordt gekozen door en uit de leden van het bestuur;
beheert de gelden van de vereniging;
maakt jaarlijks een financieel verslag;
stelt jaarlijks een begroting op;
stelt per project een projectbegroting op;
is voor alle financiële zaken het eerste aanspreekpunt.

De overige bestuursleden ondersteunen de bestuursactiviteiten en vervullen specifieke taken, naar behoefte en in onderling overleg. Het bestuur kan de taken op het gebied van public relations en sponsoring toewijzen aan bepaalde bestuursleden.
De taken van de met public relations, social media en/of sponsoring belaste bestuursleden zijn:

het per project bewerkstelligen van publiciteit;
het opstellen van persberichten;
het onderhouden van contacten met de media;
het onderhouden van contacten met de sponsoren;
het eerste aanspreekpunt zijn voor publicitaire en sponsoringzaken.
contact onderhouden met de web beheerder.

De publicrelations- en sponsoring koorleden kunnen de hulp inroepen van door het bestuur aan te wijzen externe deskundigen.

Artikel 15: Klankbordgroep repertoire

De klankbordgroep bestaat uit maximaal 4 koorleden. Wanneer er een vacature ontstaat kunnen belangstellende leden zich melden bij het bestuur om zitting te nemen in de klankbord-groep. De leden nemen zitting voor een termijn van 3 jaar, met de mogelijkheid van verlenging voor wederom 3 jaar.
De klankbordgroep ondersteunt de dirigent bij de artistieke leiding van de muzikale activiteiten van het koor. De dirigent heeft de beslissende stem in de repertoirekeuze en over de medewerking van solisten en instrumentale begeleiding bij een uitvoering.
De dirigent heeft voor de klankbordgroep een proactieve rol en geeft input.
De klankbordgroep zorgt er voor dat de stem van de koorleden gehoord wordt en verzameld daartoe bij de leden ideeën voor nieuw repertoire, bijv. in de wandelgangen of door middel van een enquête.
Het bestuur wordt altijd door de dirigent geraadpleegd over de repertoirekeuze en beslist uiteindelijk over de data van concerten en beschikbare financiële middelen.
De klankbordgroep is niet verantwoordelijk voor het bestellen van de bladmuziek of het vinden van geschikte oefenopname ’s. Wel kan hen daarbij om suggesties worden gevraagd.
De klankbordgroep streeft ernaar om samen met de dirigent ca. 2 programma’s vooruit te plannen.

Artikel 16: Projectleden

Naast het lidmaatschap van de vereniging CVZ, is het ook mogelijk om op projectbasis ingeschreven te zijn als lid. Een projectlid neemt deel aan de muzikale activiteiten voor de afgesproken duur van het project. Het projectlid neemt niet deel aan de rechten en plichten die voortvloeien uit het lidmaatschap van de vereniging.

Per project wordt vastgesteld:

de duur van het project;
de kosten van het project;
de wijze van inschrijving voor het project;
de (eventueel) specifieke eisen voor het project.

Voor een projectlid geldt t.a.v. toelating en inschrijving dat de belangstellende maximaal 2x vrij-blijvend een repetitie mag bijwonen. Uiterlijk na 2x bijwonen neemt de dirigent, op verzoek, een toelatingstest (stemtest) af en kan het (betalend) projectlidmaatschap ingaan.
Het projectlid kan ná afloop van het het projectlid, koorlid worden. Dit kan alleen in overleg met de dirigent en indien er plek is in het koor.

Artikel 17: Overige omstandigheden en besluiten

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet en spoedige besluitvorming vereist is, beslist het bestuur in nauw overleg met of na het horen van de dirigent. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan de koorleden.

Hoofdmenu